PEFC publica una guía sobre gestión de auditorías mientras dure el estado de alarma derivado de la emergencia sanitaria provocada por el Covid 19
¿Qué es PEFC?
Es un sistema de certificación forestal para asegurar que los bosques del mundo sean gestionados de forma responsable.
Recientemente PEFC España ha hecho pública la transposición de una guía emitida por PEFC internacional sobre cómo gestionar los procesos de auditoría de las empresas para el mantenimiento de certificados de CdC mientras dure esta situación excepcional. Las disposiciones definidas en la guía son de aplicación únicamente a organizaciones afectadas por el Covid19, en ningún otro supuesto.
El documento se organiza en varios apartados, que recogen las distintas situaciones posibles:
- Auditorías iniciales y de recertificación.
- Auditorías de seguimiento.
- Programa de auditoría para organizaciones con varias sedes.
- Verificación de las acciones correctivas.
Auditorías iniciales y de recertificación
Como premisa general, este tipo de auditoría NO se podrá sustituir por auditorías a distancia. Sólo se podrán plantear auditorías en remoto, apoyadas con el uso de herramientas TIC y cumpliendo ciertos requisitos en los siguientes casos:
- Organizaciones que operan sin posesión física.
- Organizaciones que no han comprado materia prima y no han vendido ningún producto con declaración PEFC desde la última auditoría.
En las auditorías de recertificación en las que no se puedan aplicar estos supuestos, la validez del certificado podrá prorrogarse un máximo de 12 meses, siendo necesario realizar otra auditoría de seguimiento en caso de prorrogarse dicha validez más de tres meses.
Auditorías de seguimiento
Podrán ser sustituidas por otras técnicas de auditoría, como revisión de documentación y registros. El periodo entre las auditorías de seguimiento in situ no podrá ser superior a dos años más tres meses.
Deberán cumplir para ello los siguientes requisitos:
- La entidad de certificación deberá poder justificar que las técnicas de auditoría utilizadas son adecuadas para verificar el cumplimiento de los criterios de certificación por parte de la organización que se está auditando.
- No haber existido no conformidad en la pasada auditoría in situ, o ser claramente verificable por otras técnicas de auditoría la acción correctiva correspondiente.
- No haber adquirido la organización certificada suministros de riesgo significativo.
- La empresa auditada proporcionará a la entidad de certificación todos los registros necesarios para seguir bajo la norma de Cadena de Custodia o una lista de los mismos, que permitan a la entidad de certificación establecer un muestreo independiente.
- Presentar evidencias suficientes de que la empresa auditada o sus sedes no han comprado materia prima y no han vendido ningún producto con declaración PEFC desde la última auditoría.
Programa de auditoría para organizaciones con varias sedes (multisite)
La auditoría interna in situ podrá ser sustituida por otras técnicas de auditoría, como la revisión de documentación y registros. El período entre las auditorías internas in situ no podrá superar dos años más tres meses.
Deberán cumplirse los siguientes supuestos:
- Ser capaz el auditor interno de justificar que las técnicas de auditoría utilizadas son válidas para confiar en el cumplimiento de los criterios de certificación por parte de la entidad certificada.
- No existir ninguna no conformidad derivada de la última auditoría pasada o, en caso de haberse dado, la correspondiente acción correctiva deberá poder ser verificada utilizando otras técnicas de auditoría.
- Proporcionar los componentes del multisite al auditor interno, todos los registros requeridos por la norma de Cadena de Custodia o una lista de todos los registros que permitan establecer un muestreo independiente.
- Ser evidenciable que el miembro del multisite no ha adquirido materia prima y no ha vendido ningún producto con una declaración PEFC desde la última auditoría.
En caso de no poder sustituir la auditoría de seguimiento por otras técnicas de auditoría en base a lo previsto en líneas anteriores, puede extenderse por un período no superior a tres meses.
Verificación de las acciones correctivas
Pueden verificarse mediante otras técnicas de auditoría distintas de la verificación in situ, si la entidad de certificación tiene la seguridad de que esas otras técnicas muestran pruebas suficientemente claras para llevar a cabo la verificación.
Si no pueden ser verificadas claramente mediante otras técnicas de auditoría, se aplicarán las siguientes reglas:
- Certificados suspendidos: se prorroga dicha suspensión hasta poder hacer dicha verificación. La falta de verificación por causas derivadas del Covid19 no conlleva retirada del certificado.
- Certificados en vigor: el plazo de verificación de dichas acciones correctivas podrá prorrogarse por un período no superior a tres meses.
Tan pronto como se levanten las restricciones de viaje y médicas, se deberán realizar las auditorías de acuerdo con esta norma y cualquier otro procedimiento aplicable, así como la verificación de las acciones mediante visitas in situ.
Comentaros que, para dar cumplimiento a estas recomendaciones, las entidades de certificación están contactando con las correspondientes empresas certificadas para evaluar la situación y proceder a las citadas auditorías en remoto, cuando procede.
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