Publicada la quinta revisión de la guía que PEFC emite sobre gestión de auditorías mientras dure el estado de alarma derivado de la emergencia sanitaria provocada por el Covid 19.
El 25 de mayo quedó publicada la traducción al español de la guía emitida por PEFC internacional sobre cómo gestionar los procesos de auditoría de las empresas para el mantenimiento de certificados de CdC mientras dure esta situación excepcional. En esta versión se recogen algunas variaciones de las anteriores, de las que ya os informamos en anterior post, como ampliar ciertos plazos o permitir en ciertos supuestos la realización de auditorías iniciales no presenciales.
Las disposiciones definidas en la guía son de aplicación únicamente a organizaciones afectadas por el Covid19, en ningún otro supuesto, debiendo hacerse las auditorías de acuerdo con la norma y cualquier otro procedimiento aplicable tan pronto como se anulen las restricciones médicas y de viaje.
El documento se organiza en los siguientes apartados, que recogen las distintas situaciones posibles:
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- Auditorías iniciales.
- Auditorías de seguimiento.
- Auditorías de recertificación.
- Programa de auditoría para organizaciones con varias sedes.
- Verificación de las acciones correctivas.
- Informar a PEFC.
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Auditorías iniciales
Podrán realizarse a distancia siempre que la evaluación de actividades de certificación por parte de la entidad certificadora, en base a su política y procesos, demuestre que la auditoría a distancia es creíble. La siguiente auditoría de seguimiento debería ser in situ.
Organizaciones que operan sin posesión física, no tendrán obligación de hacer la siguiente auditoría in situ si se puede verificar el alcance completo de la auditoría por parte de la entidad certificadora con herramientas TIC.
Auditorías de seguimiento
Podrán ser sustituidas por otras técnicas de auditoría, como revisión de documentación y registros.
Si la auditoría de seguimiento no puede ser sustituida por otras técnicas de auditoría puede extenderse por un período no superior a seis meses, que deberá revisarse al final de dicho período, basado en las actuales advertencias médicas y de viaje.
Deberán cumplir para ello los siguientes requisitos:
- La entidad de certificación deberá poder justificar que las técnicas de auditoría utilizadas son adecuadas para verificar el cumplimiento de los criterios de certificación por parte de la organización que se está auditando y los riesgos derivados de no hacerla in situ son identificados y mitigados.
- No haber existido no conformidad en la pasada auditoría in situ, o ser claramente verificable por otras técnicas de auditoría la acción correctiva correspondiente.
La empresa auditada proporcionará a la entidad de certificación todos los registros necesarios para seguir bajo la norma de Cadena de Custodia o una lista de los mismos, que permitan a la entidad de certificación establecer un muestreo independiente.
Auditorías de recertificación
Para las organizaciones que operan sin posesión física las auditorías de recertificación pueden realizarse a distancia con el uso de herramientas TIC, si la entidad de certificación puede demostrar que es posible cubrir el alcance completo de la auditoría utilizando dichas herramientas.
Para las empresas que trabajan con posesión física de productos forestales y arbóreos pero que no hayan adquirido material forestal o arbóreo y no hayan vendido ningún producto con una declaración PEFC desde la última auditoría, se podrá aplicar el punto anterior.
En las auditorías de recertificación que no se apliquen los dos puntos anteriores, se podrá prorrogar la validez del certificado por un periodo no superior a 12 meses, que deberá revisarse al finalizar, basado en las actuales advertencias médicas y de viaje. Si la validez del certificado se prorroga más de seis meses (respecto a la validez original del certificado), se requiere otra auditoría de seguimiento.
Deberá suspenderse el certificado de cualquier auditoría de recertificación que no se realice tras la anulación de las restricciones de viaje.
Organizaciones con varias sedes (multisite)
La auditoría interna in situ podrá ser sustituida por otras técnicas de auditoría, como la revisión de documentación y registros.
Deberán cumplirse los siguientes supuestos:
- Ser capaz el auditor interno de justificar que las técnicas de auditoría utilizadas son válidas para confiar en el cumplimiento de los criterios de certificación por parte de la entidad certificada.
- No existir ninguna no conformidad derivada de la última auditoría pasada o, en caso de haberse dado, la correspondiente acción correctiva deberá poder ser verificada utilizando otras técnicas de auditoría.
- Proporcionar los componentes del multisite al auditor interno todos los registros requeridos por la norma de Cadena de Custodia o una lista de todos los registros que permitan establecer un muestreo independiente.
Adición de sitios adicionales
Se pueden incluir durante las auditorías de vigilancia o recertificación o en condiciones específicas entre las auditorías.
Durante las auditorías de vigilancia o recertificación: se aplican a la modalidad multisite los requisitos para la auditoria inicial, recertificación y seguimiento tal y como se describen en la guía.
Añadir emplazamientos entre auditorías: la certificadora podrá añadirlos a un certificado existente si están dentro del alcance de éste. El número que pueden añadirse se limita al 100% de los emplazamientos existentes en la auditoría anterior. Se deberán cumplir los siguientes requisitos:
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- La empresa debe informar con antelación a la certificadora de su intención de incluir esos emplazamientos entre auditorías, indicando número, para que queden cubiertos por el certificado.
- Debe enviar a la certificadora los procedimientos de la cadena de custodia de los emplazamientos adicionales, con el método de cadena de custodia aplicado y los productos cubiertos, además del informe de auditoría interna de esos emplazamientos. Si lo requiere, la entidad certificadora solicitará información adicional, pudiendo determinar que se precisa de auditoría in situ. De no requerirse, esos emplazamientos serán auditados in situ a más tardar en la siguiente auditoría programada.
- La certificadora podrá decidir si es aplicable hacer muestreo de los nuevos emplazamientos, según los requisitos normales de muestreo del PEFC.
Verificación de las acciones correctivas
Pueden verificarse mediante otras técnicas de auditoría distintas de la verificación in situ, si la entidad de certificación tiene la seguridad de que esas otras técnicas muestran pruebas suficientemente claras para llevar a cabo la verificación.
Si no pueden ser verificadas claramente mediante otras técnicas de auditoría, se aplicarán las siguientes reglas:
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- Certificados suspendidos: se prorroga dicha suspensión hasta poder hacer dicha verificación. La falta de verificación por causas derivadas del Covid19 no conlleva retirada del certificado.
- Certificados en vigor: el plazo de verificación de dichas acciones correctivas podrá prorrogarse por un período no superior a tres meses.
Informar a PEFC
La entidad de certificación informará inmediatamente a PEFC de cualquier cambio que afecte a un certificado y bajo petición, debe facilitar a PEFC una copia de su política y procesos, y/o de la evaluación realizada, y de la decisión tomada para un caso específico.
Comentaros que para dar cumplimiento a estas recomendaciones, las entidades de certificación están contactando con las correspondientes empresas certificadas para evaluar la situación y proceder a las citadas auditorías en remoto, cuando procede.
En este acceso tenéis la nueva GUIA ACTUALIZADA.
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