Recientemente se ha aprobado el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo que indica que el registro horario es una obligación de todas las empresas.
La Ley exige que TODAS las empresas con independencia de su tamaño y sector de actividad lleven un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
El pasado día 12 de marzo de 2019 se publicó en el Boletín Oficial del Estado, el Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que regula materias de muy diversa índole.
Con efectos del próximo 12 de mayo entra en vigor la obligación para todas las empresas, con independencia de su tamaño y sector de actividad, de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que reconoce la ley.
Los aspectos más relevantes que toda empresa debe conocer son los siguientes:
Procedimiento
Las empresas tienen la libertad para decidir el modo de garantizar a los trabajadores el registro de jornada, ya que no existe previsión legal de cómo llevar a cabo el citado registro, y tampoco existe un modelo oficial de registro de jornada.
Por tanto, cabe la posibilidad de que una misma empresa disponga de diferentes sistemas de registro para diferentes colectivos de trabajadores, ya que un modelo de registro puede resultar adecuado para unos colectivos, pero no para otros. Así, se pueden identificar colectivos como el personal de taller, el personal de oficinas, trabajadores móviles sujetos a control estricto de actividad (repartidores, conductores…), trabajadores móviles con control de actividad más “difuso” (comerciales), personal en trabajo a distancia, teletrabajo etc., pudiendo implantarse un sistema de registro diferente para cada colectivo.
Dicho lo anterior, se consideran como válidos los sistemas de registro electrónico, telemático o informático; el parte en formato papel, la lectura del aparato tacógrafo o cualquier otro, susceptible de ser conservado en soporte físico o informático, siempre que sea fiable y verificable.
Ante la situación de trabajadores cuyo tiempo de presencia habitual en la empresa es superior a su jornada efectiva de trabajo (puede haber supuestos de comida en empresa, descanso para bocadillo, descansos no procedimentados… que no se consideren tiempo efectivo de trabajo), los sistemas de registro deberán prever esta situación y recoger la información real del tiempo efectivo de trabajo.
Negociación
La manera de organizar y documentar el registro diario de jornada se acordará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
Conservación de los registros
La empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de los trabajadores, representantes legales, Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Sanciones
No disponer del registro diario de jornada supone una infracción grave tipificada con multas de entre 625 a 6.250 euros.
Recomendaciones prácticas
Sin ánimo de interferir en los procesos internos de cada empresa, nos permitimos emitir una serie de recomendaciones o consejos dirigidos a evitar incidencias derivadas de la normativa sobre el registro diario de jornada:
a) En primer lugar, se recomienda a las empresas la realización de un análisis o diagnóstico de los diferentes segmentos o colectivos de trabajadores existentes en la empresa, para determinar el mecanismo o herramienta más adecuada para cada segmento o colectivo.
b) Realizado el análisis o diagnóstico, recomendamos que se formule una propuesta dirigida a la Representación Legal de los Trabajadores especificando el mecanismo o herramienta a aplicar a cada segmento o colectivo de trabajadores, e igualmente, en relación con cada colectivo, y en función de sus peculiaridades, las regulaciones o criterios de flexibilidad, el sistema de cómputo de jornada en relación con la presencia, los criterios de aplicación a pausas regladas y los criterios de absorción de pausas no regladas. También los mecanismos de verificación y control por la empresa de la utilización de las herramientas de registro, e incluso la aplicación del régimen disciplinario en caso de utilización inadecuada de los mecanismos de registro de jornada. Todo ello bien entendido que lo que se debe negociar no es la jornada, sino la mecánica de registro de esa jornada previamente pactada.
c) Formulada la propuesta, el siguiente paso sería abrir el proceso de negociación con la Representación Legal de los Trabajadores, el cual recomendamos se inicie no más tarde del día 10 de mayo, al objeto de poder acreditar el inicio del mismo con anterioridad a la fecha de entrada en vigor de la medida. En relación con el proceso de negociación se recomienda documentarlo adecuadamente mediante acta de cada reunión firmada por las partes, en la cual se consignen las propuestas emitidas por las partes y la documentación que en su caso se entrega por cada parte.
d) Finalizado el periodo de negociación (para el cual no hay plazo legal definido) sin acuerdo, la empresa debiera formular una propuesta y solicitar de la Representación Legal de los Trabajadores la emisión de informe, conforme al art. 64 ET. Emitido el informe la empresa podrá proceder a la implantación del registro, asumiendo, en su caso, las sugerencias del informe de la Representación Legal de los Trabajadores que entienda procedentes. El documento final se entregaría a la Representación Legal de los Trabajadores con firma de recibí.
e) Finalizado el periodo de negociación con acuerdo, el mismo deberá documentarse adecuadamente y ser firmado por las partes.
f) Finalizado el periodo de negociación, sea con acuerdo o sin él, recomendamos que se elaboren, conforme al Acuerdo o decisión final, nuevos procedimientos, manuales de acogida, políticas de empresa, reglamentos de régimen interior y cualesquiera otros documentos reguladores de la utilización de los distintos registros, recogiendo estrictamente los criterios de utilización de mecanismos de marcajes o fichajes, de inicio y cese diario en la actividad laboral etc., incluso con apercibimiento de aplicación del régimen sancionador.
g) Todo lo anterior, una vez elaborado, deberá estar a disposición de la Representación Legal de los Trabajadores, de éstos, y de la Inspección de Trabajo, toda vez que constituye elemento interpretativo fundamental del puro y simple registro.
La Ley no establece un sistema de registro normalizado sino que será la empresa la que decida su formato. Incluso la empresa puede diseñar sistema de registros diferentes para diferentes colectivos de trabajadores (oficinas, producción…)
Dejamos los siguientes modelos de documentos para quienes no dispongan de ellos:
* Registro diario de jornada en Excel DOCUMENTO
* Comunicación a los trabajadores/as DOCUMENTO
